Geschäftsführer und Prokurist: Wer haftet wofür? Und wie können Sie den Prokuristen absichern?

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Der Prokurist ist Bevollmächtigter und in aller Regel Arbeitnehmer. Er kann die Gesellschaft nach außen fast genauso weitreichend vertreten, haftet dabei aber nur nach den Grundsätzen der Arbeitnehmerhaftung. Demgegenüber ist der Geschäftsführer ein Organ der Gesellschaft und haftet persönlich und umfassend. Problematisch kann die Abgrenzung werden, wenn ein Prokurist nicht nur einzelne Aufgaben übernimmt, sondern tatsächlich Funktionen der Geschäftsleitung ausübt. Dann kann im Einzelfall eine Haftung als faktischer Geschäftsführer in Betracht kommen. Deshalb ist es wichtig, Aufgaben, Vertretungsregelung und Verantwortungsbereiche sauber voneinander zu trennen. So lässt sich die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen, ohne zusätzliche persönliche Haftung für den Prokuristen zu schaffen.

Was unterscheidet Geschäftsführer und Prokurist rechtlich?

Die Außenwirkung ist ähnlich, aber dennoch unterscheiden sich die Positionen von Geschäftsführer und Prokurist erheblich.

Der Geschäftsführer wird durch die Gesellschafterversammlung bestellt und im Handelsregister eingetragen; er ist Organ der GmbH. Seine Vertretungsmacht ist umfassend, d.h. sie erstreckt sich auf alle Tätigkeitsbereiche der Gesellschaft, und im Außenverhältnis nicht beschränkbar.

Der Prokurist ist sog. Bevollmächtigter, d.h. die Prokura wird vom Geschäftsführer ausdrücklich erteilt und ins Handelsregister eingetragen. Die Prokura umfasst alle Geschäfte, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt, und ist Dritten gegenüber ebenfalls nicht beschränkbar. Aber: Neben dem Umstand, dass der Geschäftsführer die Prokura jederzeit, unabhängig vom Anstellungsvertrag, widerrufen kann, kann der Prokurist zwei Dinge gerade nicht:

Grundlagengeschäfte, die die Gesellschaft als solche betreffen: Handelsregisteranmeldungen, Bilanzunterzeichnung, Erteilung weiterer Prokura an Dritte, Insolvenzantrag.
Grundstücke veräußern oder belasten (es sei denn, er hat eine besondere Befugnis: die sog. Immobiliarklausel nach § 49 Abs. 2 HGB) erhalten.

Für den Alltag heißt das regelmäßig: Der Prokurist kann Verträge, Bestellungen, Kündigungen, Prozessführung und ähnliche betriebserforderliche Geschäfte erledigen; in Grundlagen- und Immobiliengeschäften kann er die Gesellschaft grundsätzlich nicht vertreten. Genau deshalb ist er das übliche Instrument, um Vertretungsengpässe zu schließen, ohne eine zweite Geschäftsführung zu installieren.

Wofür haftet der Geschäftsführer?

Die Haftung des Geschäftsführers ist streng. Sie beginnt im Innenverhältnis, d.h. im Verhältnis zum Gesellschafter der GmbH: Verletzt der Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes, ist er zum Schadensersatz verpflichtet. Und zwar mit seinem Privatvermögen und gesamtschuldnerisch mit etwaigen anderen Geschäftsführern. Entscheidend ist die Beweislast: Steht eine Pflichtverletzung im Raum, muss ihm nicht etwa die Gesellschaft ein Verschulden nachweisen. Vielmehr muss der Geschäftsführer darlegen und beweisen, dass er sorgfältig gehandelt hat.

Hinzu treten Pflichten, die auch dann einzuhalten sind, wenn bei mehreren Geschäftsführern eine Ressortaufteilung vereinbart wurde:

Insolvenz: Insolvenzantragspflicht nach § 15a InsO (inklusive einer insolvenzrechtlichen Zahlungshaftung sowie der persönlichen Strafbarkeit bei Verschleppung).
Steuern: Persönliche Haftung des Geschäftsführers für nicht abgeführte Lohn- und Umsatzsteuer.
Sozialversicherung: Persönliche Strafbarkeit und deliktische Haftung bei dem Vorenthalten von Arbeitnehmerbeiträgen.
Organisations- und Compliance: Verantwortung des Geschäftsführers, dass der Betrieb so aufgestellt ist, dass Rechtsverstöße vermieden werden. Wie schnell daraus eine persönliche Haftung wird, haben wir am Beispiel gefälschter Kontoverbindungen auf Rechnungen und zuletzt beim KI-Einsatz nach dem Digital Omnibus

Wofür haftet der Prokurist?

Hier liegt der eigentliche Hebel. Da der Prokurist (anders als der Geschäftsführer) kein Organ der Gesellschaft ist, gelten die voranstehend geschilderten Haftungsgrundsätze des Geschäftsführers nicht.

Vielmehr profitiert er als Arbeitnehmer (was er regelmäßig ist, selbst als leitender Angestellter) vom innerbetrieblichen Schadensausgleich: Bei leichter Fahrlässigkeit haftet er gar nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit wird der Schaden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer quotal geteilt. Erst bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz haftet er für den von ihm verursachten Schaden, wobei bei einem groben Missverhältnis zwischen Verdienst einerseits und Schaden andererseits die Haftung der Höhe nach begrenzt ist. Und der Arbeitgeber muss dem angestellten Prokuristen das Verschulden nachweisen, also ein weiterer Unterschied zu der Beweislast bei der Haftung des Geschäftsführers.

Allerdings ist der Prokurist nicht in allen Fällen haftungsfrei. Vier Einfallstore bleiben:

Steuerliche Verfügungsbefugnis: Wer als Verfügungsberechtigter der Gesellschaft auftritt, z.B. mit alleiniger Bankvollmacht und Verantwortung für den Zahlungsverkehr, riskiert in die Pflichten und somit in die Haftung der Abgabenordnung (AO) „hineinzuwachsen“.
Übertragene Aufsichtspflichten: Wer mit der Leitung eines Betriebsteils beauftragt wird, kann in die bußgeldbewehrte Haftung für eine Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG geraten.
Deliktische und strafrechtliche Haftung: Kann jeden bei Delikten wie Untreue oder unterlassene Beitragsabführung bei tatsächlicher Zuständigkeit treffen.
Faktische Geschäftsführung: Wer über seine Prokura hinaus die Geschicke der Gesellschaft prägt (und die Entscheidungen des formellen Geschäftsführers dadurch in den Hintergrund geraten lässt), wird wie ein Organ mit entsprechender Haftung eines Geschäftsführers behandelt.

Wie sichern Sie den Prokuristen wirksam ab?

Die gute Nachricht: Die Rechtsprechung legt hohe Hürden an die Haftung eines Prokuristen. Interne Einflussnahme allein genügt nicht. Erforderlich ist vielmehr ein eigenes, nach außen hervortretendes Handeln und eine mindestens gleichwertige Stellung gegenüber der formellen Geschäftsführung. Fünf Stellschrauben:

Anstellung als Arbeitnehmer: Nur in diesem Fall greift der innerbetriebliche Schadensausgleich. Er greift nicht bei einem freien Dienstvertrag oder einer Gesellschafterstellung.

Schriftliche Aufgabenabgrenzung: Aufgaben in Verbindung mit Steuern, Sozialabgaben, Insolvenzüberwachung und Compliance-Aufsicht ausdrücklich bei der Geschäftsführung belassen. Wichtig: Diese Aufgaben müssen auch tatsächlich von der Geschäftsführung ausgeübt werden; Papier allein reicht nicht.

Unechte Gesamtvertretung: Der Prokurist sollte die Gesellschaft nur gemeinsam mit einem Geschäftsführer wirksam vertreten dürfen. Damit wird ein Vier-Augen-Prinzip geschaffen, das gleichermaßen die Nachrangigkeit des Prokuristen nach außen sichtbar dokumentiert.

Interne Zustimmungsvorbehalte: Die Definition eines Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte wirkt zwar nicht gegenüber Dritten, entlastet den Prokuristen aber im Innenverhältnis erheblich.

Freistellung und Versicherungsschutz: Im Anstellungsvertrag sollte eine Haftungsfreistellung geregelt werden; die Grenze ist der Vorsatz des Prokuristen. Ergänzend sollte die D&O- oder Vermögensschaden-Haftpflicht auf den Prokuristen erstreckt werden.

Fazit

Prokura ist das unterschätzte Gestaltungsinstrument des Mittelstands. Sie verschafft Unternehmen nahezu die Handlungsfähigkeit einer zweiten Geschäftsführung, ohne dessen strenge Haftung auszulösen. Entscheidend ist dabei allerdings allein das gelebte Rollenbild, nicht der Titel. Denn wer als Prokurist bestellt wird, aber faktisch das Unternehmen führt, haftet wie ein Geschäftsführer. Je klarer die Geschäftsführung wesentliche unternehmerische und risikobehaftete Entscheidungen bei sich behält, desto geringer ist der eigenständige Verantwortungs- und Haftungsbereich des Prokuristen. Wer die Rollen Geschäftsführer einerseits, Prokurist andererseits sauber trennt und dokumentiert, gewinnt Flexibilität und schützt beide Seiten.

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Haftet ein Prokurist persönlich?

Grundsätzlich nur eingeschränkt. Denn es greifen die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs: keine Haftung bei leichter Fahrlässigkeit, Quotelung bei mittlerer Fahrlässigkeit, volle Haftung erst bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Ausnahmen bei steuerlicher Verfügungsbefugnis, übertragenen Aufsichtspflichten, deliktischem Handeln und bei faktischer Geschäftsführung.

Was darf ein Prokurist nicht, was der Geschäftsführer darf?

Der Prokurist darf keine Grundlagengeschäfte vornehmen, d.h. keine Handelsregisteranmeldungen, keine Bilanzunterzeichnung, keinen Insolvenzantrag, keine Erteilung weiterer Prokura. Grundstücke der Gesellschaft darf er nur mit besonderer Befugnis veräußern oder belasten.

Kann man einen Prokuristen von der Haftung freistellen?

Im Innenverhältnis zur Gesellschaft ist das sehr gut möglich, so beispielsweise durch eine Freistellungsklausel im Anstellungsvertrag, die lediglich durch das Vorsatzverbot begrenzt wird. Allerdings helfen solche Vereinbarungen gegenüber Finanzbehörden, Sozialversicherungsträgern und Bußgeldstellen nicht. Dort hilft nur, die Zuständigkeit ausdrücklich und tatsächlich nicht beim Prokuristen anzusiedeln.

Wann wird ein Prokurist zum faktischen Geschäftsführer?

Sobald er über seine Prokura hinaus die Leitung der Gesellschaft tatsächlich in die Hand nimmt und dabei nach außen als maßgeblicher Entscheider auftritt. Erforderlich ist eine überragende Stellung gegenüber der formellen Geschäftsführung; eine interne Einflussnahme ist nicht ausreichend. Liegt eine faktische Geschäftsführung vor, haftet der Prokurist auch wie ein Geschäftsführer.

Über die Autorin

Dr. Catharina von Ziegner

Rechtsanwältin & Co-Geschäftsführerin · recht4business

Dr. Catharina von Ziegner ist Rechtsanwältin mit nahezu 30 Jahren Berufserfahrung in Unternehmen und Kanzleien. Als promovierte Juristin und Compliance-Expertin verbindet sie juristische Expertise mit langjähriger Führungserfahrung. In ihren Beiträgen vermittelt sie praxisnahe Lösungen für rechtliche und unternehmerische Fragestellungen.